Progress Factors and Benefit Analysis in Electronic Records Management System (ERMS) Implementation

Bu çalışmanın amacı, organizasyonların Elektronik Belge Yönetim
Sistemi (EBYS) uygulamalarında başarı sağlamalarına yönelik faktörleri ve
EBYS'nin organizasyonlara sağlayacağı faydaları analiz etmektir. Bu makalenin
tasarımı alan uygulamasından edinilen tecrübeler ve literatür ışığında
geliştirilmiştir. EBYS uygulamasındaki başarı faktörleri çeşitli kategoriler
altında incelenmiştir. EBYS için sistem ve belge ilkeleri temel olarak ele
alınmış, EBYS uygulamasında sürdürülebilirlik ve pilot uygulama süreçlerine
vurgu yapılmıştır. Bu çalışma daha çok bir araştırma makalesidir ve organizasyonlara
yol gösterecek bazı pratik ilke ve özellikleri vurgulamaktadır. Edinilen bulgular;
organizasyonların EBYS'yi sistem ve belge yönetimi ile iyi anlaması ve
yatırımlarını planlı şekilde bir proje üzerinden yapması gerekliliğidir. Başarı
faktörüne ulaştıran etkenler, risk yönetimi, personel yönetimi, değişim
yönetimi, kalite ve teknoloji yönetimi, proje yönetimi, kapasite geliştirme,
politika ve çerçeve oluşturma ve iş belge analiz süreçleri olarak teker teker
ele alınmıştır. Bununla beraber EBYS'nin faydası organizasyonlar, çalışanlar,
toplum, finansal ve çevresel açıdan yüzeysel olarak incelenmiştir. Bu çalışma EBYS ile ilgili başarı
faktörü kavramını incelemesi ve ilgililere yol gösterici bir özellikte olması
açısından önemlidir.

The aim of this study is analyse the factors that contribute to
the successful implementation of ERMS by organisations and the benefits gained
through ERMS implementation. The scope of this article was developed through
experience gained through fieldwork and a review of scholarly literature. The
factors that contribute to the successful implementation of ERMS have been
examined under various categories. An examination of ERMS was based upon system
and records principles whereas the processes of the pilot implementation and maintainability
was stressed in ERMS implementation.This
study is more of a research article and
is written with the aim of stressing practical principles and
characteristics that will act as a guide for organisations. Findings show that
organisations should have a good understanding of ERMS as a system and records
management and that investment in ERMS should be realised through a planned
project. Factors that ensure success such as risk management, staff management,
change management, quality and technology assurance, project management,
capacity development, formation of policy and framework and business records
analysis processes, have individially been addressed. The benefits of ERMS
which can be categorised in the following categories were also examined albeit
in a less detailed manner; organisations, staff, society, financial and
environmental. In addition, organisations should bear in mind these progress
factors during the decision making process of ERMS implementation and the off
the shelf or bespoke ERMS application should be evaluated in accordance with
these success principles. This study is important in that it examines the progress
factor in relation to ERMS and acts as a guide to those involved in the
process.